ทำความรู้จัก โปรแกรม HR ตัวช่วยบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล

โปรแกรม HR เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยดี ๆ ที่พนักงานฝ่ายบุคคลทั้งหลายควรทำความรู้จัก เมื่อทุกวันนี้ เทคโนโลยีมีความก้าวหน้าไม่รู้จบ ทำให้โปรแกรมดี ๆ นี้เกิดขึ้น และช่วยในการบริหารจัดการอย่างแม่นยำ ลดภาระพนักงานฝ่ายบุคคลได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังช่วยบริหารต้นทุนบริษัททางอ้อมได้อีกด้วย เพราะโปรแกรมที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการ จึงลดโหลดงานของฝ่ายบุคคลได้ ช่วยให้การจัดการนั้นง่ายขึ้น มีค่า นิวส์ จะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับโปรแกรม HR

โปรแกรม HR คืออะไร ?

โปรแกรม HR คือ โปรแกรมหนึ่งที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานเกี่ยวกับการจัดการทรัพยากรบุคคล ทดแทนการทำงานแบบเดิม ๆ เพิ่มเติม คือ ความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังทำให้การทำงานนั้นรวดเร็วมากขึ้น มีความแม่นยำกว่าเดิม เพราะเป็นการเก็บข้อมูลด้วยโปรแกรม ช่วยลดโอกาสตกหล่น ปัจจุบันโปรแกรม HR ก็มีหลายแบรนด์ให้เลือกใช้บริการ ซึ่งทางบริษัทสามารถเลือกใช้งานได้ตามความเหมาะสมของกิจการของตนเอง

โปรแกรม HR ทำอะไรได้บ้าง ?

ปัจจุบันโปรแกรม HR มีหลายแบรนด์ให้เลือกใช้งานและแต่ละแบรนด์อาจมีฟังก์ชั่นการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป แต่หลัก ๆ ก็จะมีฟังก์ชั่นพื้นฐานที่เกือบทุกแบรนด์ต้องมีอยู่ ดังนี้

1.บันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน

เรื่องแรกที่โปรแกรม HR ส่วนใหญ่มักทำได้ก็คือการบันทึกเวลาเข้างานและออกงานของพนักงาน เดิมทีบริษัทใช้การตอกบัตร เพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน แต่เครื่องตอกบัตรมักเก็บข้อมูลได้ไม่นาน ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก

แต่ถ้าหากเปลี่ยนมาใช้เป็นโปรแกรม HR จะสามารถบันทึกเวลาเข้างานออกงานของพนักงานที่ยืดหยุ่นมากกว่า สามารถเก็บข้อมูลเอาไว้ในฐานข้อมูลได้ เชื่อมต่อออนไลน์ได้ และสามารถบันทึกเวลาเข้าออกงานของพนักงานได้แม้ไม่ได้เข้าออฟฟิศ ซึ่งปัจจุบันการทำงานแบบ Work from home มีผลมากต่อการบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน หากยังใช้การบันทึกเวลาแบบเดิม ๆ ก็จะทำให้ยากลำบากมากขึ้น แต่ถ้าเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม HR การทำงานส่วนนี้ก็จะง่ายขึ้น

2.จัดเก็บข้อมูลการจ้างงาน

โปรแกรม HR ยังสามารถจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดส่วนบุคคลของพนักงานได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจ้างงาน ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดการทำงาน ฐานเงินเดือน เบี้ยเลี้ยง อายุงาน ตำแหน่งงาน และอื่นๆ ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลส่วนนี้ สามารถนำไปใช้ประโยชน์อื่นๆ ได้หลากหลาย

ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณปรับฐานเงินเดือน การคำนวณโบนัส การคำนวณค่าคอมมิชชั่น เป็นต้น เป็นข้อดีที่สำคัญของโปรแกรม HR ที่สามารเก็บข้อมูลได้สะดวกกว่าการเก็บข้อมูลในเอกสารแบบเดิมๆ ที่ต้องจัดเก็บอยู่ในแฟ้มจำนวนมากๆ เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลก็จะมีความยุ่งยากมากกว่าการจัดเก็บข้อมูลการจ้างงานบนโปรแกรม HR อีกทั้งยังรองรับการ Update ข้อมูลที่สะดวกกว่า

3.จัดการเกี่ยวกับเงินเดือน

หน้าที่ที่สำคัญของโปรแกรม HR อีกหนึ่งอย่างก็คือการจัดการเกี่ยวกับเงินเดือน คือพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ต้องมานั่งเปิดดูเงินเดือนพนักงานรายคน เพื่อทำการโอนเงินเข้าบัญชีตามจำนวนนั้นๆ และไม่ต้องมานั่งคำนวณค่าคอมมิชชั่น ค่า OT ด้วยตัวเอง

แต่โปรแกรม HR จะทำการคำนวณให้อัตโนมัติ ซึ่งทางพนักงานฝ่ายทรัพกรบุคคลสามารถป้อนข้อมูลและสร้างไฟล์ธนาคารสำหรับโอนเงินออนไลน์ในโปรแกรม HR ได้ เมื่อถึงเวลาเงินเดือนออก โปรแกรมจะคำนวณตามข้อมูลเบื้องต้นที่ทางพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลป้อนไว้ตั้งแต่แรก และเชื่อมโยงกับข้อมูลที่จัดเก็บเกี่ยวกับการเข้างานออกงาน การทำงานล่วงเวลา รวมถึงการขาดลามาสาย เพื่อคำนวณเงินที่ต้องจ่ายให้พนักงานรายคนแบบเสร็จสรรพ โดยที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ต้องมานั่งคำนวณเองให้ปวดหัว

อีกทั้งยังรองรับการโอนเงินออนไลน์ผ่านโปรแกรม HR ได้เลย และสร้างสลิปเงินเดือนให้พนักงานรายคนได้อย่างแม่นยำ รวมถึงการแจ้งเตือนพนักงานผ่านช่องทางต่างๆ ที่โปรแกรม HR กำหนดไว้

4.รองรับการยื่นคำร้องในการลางาน

เดิมทีเมื่อพนักงานต้องการยื่นคำร้องขอทำเรื่องลางาน อาจต้องเขียนใบลาพร้อมเหตุผล และยื่นใบลานั้นให้หัวหน้าลงลายเซ็นเพื่ออนุมัติการลา เป็นการลาแบบดั้งเดิมที่ต้องเจอตัวหรือเจอหน้ากัน แต่ถ้าหากบริษัทไหนเลือกใช้โปรแกรม HR ขั้นตอนนี้ก็จะสะดวกต่อพนักงานมากขึ้น เพราะพนักงานสามารถยื่นคำร้องได้ผ่านโปรแกรม โดยไม่ต้องเขียนใส่กระดาษ จากนั้นก็ทำการกรอกข้อมูลรายละเอียดในโปรแกรมนั้นและกดส่งให้หัวหน้างานพิจารณาเพื่ออนุมัติได้แม้ไม่ได้เจอหน้ากัน เช่นกรณี Work from home ก็สามารถทำเรื่องลาได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

เมื่อทำเรื่องลาแล้วข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในโปรแกรม HR ทันทีแบบอัตโนมัติ โดยที่พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ต้องมานั่งกรอกข้อมูลที่ได้รับจากเอกสารอีกทีให้เสียเวลาเลย

5.รองรับการยื่นคำร้องการทำเบิกค่าล่วงเวลา (OT)

อีกหนึ่งเรื่องที่โปรแกรม HR ส่วนใหญ่สามารถทำได้ก็คือรองรับการยื่นคำร้องเรื่องเบิกค่าทำงานล่วงเวลาหรือค่าโอที เดิมทีพนักงานอาจต้องเขียนเอกสารคำร้อง เพื่อแจ้งให้หัวหน้างานทราบว่าทำงานล่วงเวลาตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง ในวันที่เท่าไร รายละเอียดงานเป็นอย่างไร แต่ถ้าหากบริษัทเลือกใช้โปรแกรม HR พนักงานก็สามารถทำเรื่องเบิกได้ผ่านโปรแกรม โดยการเข้าเมนูเบิกค่าล่วงเวลาและกรอกรายละเอียดลงไป โปรแกรมก็จะทำการบันทึกข้อมูลไว้ และคำนวณเวลางานที่ทำล่วงเวลาและเรทค่าล่วงเวลาต่อชั่วโมงที่ตั้งค่าไว้ออกมาเป็นมูลค่าที่พนักงานต้องได้รับ

เมื่อถึงเวลาเงินเดือนออกโปรแกรมก็จะทำการจ่ายค่าล่วงเวลาพร้อมกับเงินเดือน และมีการระบุลงไปในสลิปเงินเดือนแบบอัตโนมัติ

ผ่านไปแล้วกับการแนะนำโปรแกรม HR เบื้องต้น ถึงความสามารถที่ตัวโปรแกรมสามารถทำได้ จะเห็นว่าโปรแกรมดังกล่าวช่วยลดภาระการทำงานให้กับพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่องค์กรหลายแห่งควรรับไว้พิจารณา